La ricerca viene eseguita su tutti i record in una tabella confrontando i criteri specificati con i dati della tabella. I record contenenti dati corrispondenti ai criteri diventano il gruppo trovato, vale a dire il sottogruppo di record esaminati. I record che non corrispondono vengono omessi. A questo punto è possibile limitare o ampliare il gruppo individuato oppure
circoscrivere le operazioni ai record del gruppo individuato. Ad esempio, è possibile visualizzare, modificare, calcolare riassunti, ordinare, stampare, eliminare, esportare o sostituire i dati nei record. È anche possibile aprire un'altra finestra per eseguire diverse richieste di ricerca sugli stessi dati. Per ulteriori informazioni vedere la sezione Apertura di più finestre per file.
Nota Se si apre un file, si esegue una ricerca e si chiude il file, il gruppo trovato non viene salvato. Per ulteriori informazioni su quando salvare un file database, vedere Salvataggio e copia dei file.